Principais diferenças entre cancelamento, carta de correção e inutilização de notas fiscais

Especialistas da Express CTB esclarecem dúvidas acerca da utilização de notas eletrônicas.

Empresas que emitem a Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida como NF-e ou NFC-e, costumam ter dúvidas quanto ao cancelamento ou inutilização das notas fiscais e até mesmo em que casos podem emitir a carta de correção.

Especialistas da Express CTB explicam um pouco sobre esses assuntos que acontecem com frequência na rotina de uma empresa que emite notas eletrônicas.

O que é Nota Fiscal Eletrônica? 

A Nota Fiscal Eletrônica (conhecida como NF-e modelo 55) é emitida e armazenada eletronicamente, ela existe apenas de forma digital, e tem a finalidade de documentar operações e prestações, antes da ocorrência do fato gerador.

Ela é assinada digitalmente com o certificado digital, garantindo assim a validade jurídica do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.

A NF-e é utilizada apenas pelos contribuintes do IPI e/ou ICMS, ou seja, aqueles que possuem inscrição estadual.

“A NF-e não deve ser confundida com o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e). O DANFE é apenas um documento físico, impresso, que representa graficamente a NF-e. Enquanto, a NF-e é o documento fiscal ,propriamente dito, com validade jurídica e existência exclusivamente digital. O DANFE tem como objetivo acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e e facilitar a consulta da NF-e”, explica João Esposito, economista e CEO da Express CTB – accountech de contabilidade.

Existe também a NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor – Modelo 65) destinada à Pessoa Física ou Jurídica que seja consumidor final, ou seja, que adquira mercadorias para seu próprio consumo e não para revenda.

Ela veio para substituir o cupom fiscal.

A NFC-e tem as mesmas características da NF-e, porém não serve para todos os tipos de operações.

A NF-e, diferentemente da NFC-e, é utilizada também para outras operações de compra e venda, incluindo devolução, transferência, remessa, aproveitamento de crédito, etc.

De acordo com, Lisiane Queiroga, Coordenadora do Departamento Fiscal da Expres Ctb, a NF-e ou NFC-e não pode ser emita com data retroativa,

“O responsável pela empresa precisa ficar atento para não deixar de emitir as notas no mês do recebimento ou no prazo da operação. Caso utilize máquina de cartão para suas operações, deve ter ainda mais cuidado, pois o FISCO fiscaliza essas operações passadas em máquinas de cartão”. Isso serve tanto para as notas de vendas, como para as notas de serviços.

Para facilitar seu entendimento, separamos em tópicos as principais características do processo de cancelamento, carta de correção e inutilização de cartas fiscais.

Cancelamento da NF-e ou NFC-e

Toda NF-e ou NFC-e pode ser cancelada em caso de erro na emissão, desde que não tenha tido circulação da mercadoria.

No entanto, o prazo limite para o cancelamento destas deve ser observado.

“No Rio de Janeiro, por exemplo, o prazo para o cancelamento da NF-e ou da NFC-e é de 24h. Em outros estados, deverá ser verificado, pois para cada localidade é aplicada uma legislação diferente e podem possuir prazos específicos para o cancelamento”, explica Esposito.

O cancelamento é feito no próprio sistema emissor da nota fiscal, e é realizado quando existe a necessidade de modificação no conteúdo do documento.

Após emitida, a nota não permite alterações.

Qualquer mudança realizada após sua emissão invalida a assinatura digital.

Ou seja, após assinar digitalmente uma nota e enviá-la para a SEFAZ, o único modo de corrigir a mesma é fazendo o cancelamento, ou então em alguns casos emitindo uma carta de correção.

A carta de correção é uma forma de corrigir alguns erros da nota eletrônica já emitida.

Porém nem todas as informações da nota poderão ser corrigidas através da carta de correção.

E para esses casos em que não é possível a alteração com a carta de correção é aconselhável o cancelamento da mesma e a emissão de uma nova.

E quando passar o prazo do cancelamento da nota, ainda posso cancelar essa nota fiscal?

Pode sim. Porém deverá ser aberto um processo de “cancelamento extemporâneo” no SEFAZ do estado da empresa, onde será solicitado ao órgão o cancelamento fora do prazo da nota fiscal em questão.

Em alguns estados como no RJ, por exemplo, já está sendo permitido fazer esse tipo de cancelamento extemporâneo através da internet em site específico disponibilizado pelo SEFAZ, bastando acessá-lo com o certificado digital e solicitar a abertura de processo de cancelamento de nota.

Em alguns estados é obrigatório realizar o pagamento de uma taxa para esse tipo de serviço.

Então, antes de fazer um cancelamento extemporâneo verifique como este funciona no seu estado, quais documentos precisará apresentar e se deverá ser feito pagamento de taxa antes da abertura do processo.