A cada mês, trimestre e ano, a rotina de uma empresa se volta para um evento fundamental para o planejamento fiscal: o fechamento contábil. Uma atividade que encabeça as várias realizadas pelo setor de contabilidade e que exige não só um bom registro das atividades financeiras, mas também eficiência para não cometer erros.

Afinal, um registro errado pode causar uma dor de cabeça imensa para a gestão, além de colocar em risco o negócio perante a legislação. Nesse sentido, existem algumas estratégias interessantes para evitar erros — o uso da tecnologia, por exemplo.

Neste texto, vamos explicar como a inovação nos processos contábeis pode auxiliar no fechamento contábil. Confira!

Qual é a importância do fechamento contábil?

Não poderíamos seguir sem reforçar o quanto a prática do fechamento contábil é uma parte importante da rotina empresarial. Só pelas atividades relacionadas, já é possível ter uma ideia da importância — lançamento de notas, elaboração de relatórios de desempenho financeiro da empresa e verificação dos impostos são algumas. Mas, além disso, é um momento de organização das informações da companhia.

As operações financeiras do período são avaliadas no fechamento. Nesse momento, é possível identificar quando os pagamentos foram realizados, quais os valores recebidos, o número de emissões das notas fiscais entre outros. Informações que não só ajudam a companhia a manter-se de acordo com a legislação, mas trazem um balanço de como o negócio está no momento.

Esses são dados muito importantes para a gestão do negócio, para o planejamento dos próximos passos e até para saber se as iniciativas anteriores deram resultados, garantindo material para a elaboração das próximas estratégias.

Como a tecnologia na contabilidade pode aperfeiçoar o fechamento?

É evidente que não existe nenhuma área em que a tecnologia, ou melhor, as suas ferramentas, não alcance. Pensar nos diferentes processos de hoje é olhar como a inovação tem se integrado ao que nós fazemos, não só na nossa vida pessoal, mas também em nosso trabalho.

A contabilidade não estaria isenta de ser influenciada pela tecnologia e de ter diversos de seus procedimentos transformados. Entretanto, podemos destacar quatro benefícios dessa união. Vamos lá?

Economia de tempo

Existe sempre um investimento em tentar aproveitar o tempo ao máximo e, como consequência, economizá-lo. Nesse sentido, a tecnologia serve como um grande auxílio, já que ela é capaz de trazer automação para a contabilidade.

Hoje, é possível utilizar softwares de gestão ERP que conseguem disponibilizar e processar as informações contábeis rapidamente. Nada de olhar dezenas de documentos, fazer comparações manuais e ter que pedir para clientes enviarem seus dados. Coisas que levariam semanas ou até meses.

Com a tecnologia, a economia de tempo é muito maior, deixando espaço para que os profissionais possam focar em outras coisas.

Menos erros

Outra característica bastante interessante é a transformação na maneira como o trabalho é executado. Manualmente, alguns processos exigem mais do que o profissional consegue executar. Humanos cometem erros, e isso faz parte, por mais esforçados e concentrados que sejam.

Erros matemáticos e confusões com prazos são apenas algumas das possibilidades que podem causar um grande impacto no resultado. Por outro lado, com o uso de softwares, a realidade é diferente, já que eles têm a capacidade de realizar essas funções sem falhas, fazendo com que os colaboradores tenham a certeza dos dados produzidos.

Redução dos custos

Quando se trata de economia, iniciativas que visam à automação de processos podem trazer bons resultados no médio e longo prazo. Primeiramente, é visível o aumento da produtividade, portanto, maiores resultados no planejamento.

Além disso, como muitas atividades são realizadas por meio de softwares e outras ferramentas tecnológicas, há menos necessidade de contratação, o que reduz bastante os custos. Por exemplo, a captura dos dados e a organização não precisariam ser feitas por uma equipe, apenas com um software isso já seria possível.

Segurança

Por fim, a segurança é um fator importante quando pensamos em tecnologia. Como dissemos, erros humanos acontecem, por exemplo, informações que são mal registradas, dados que são perdidos por má administração etc. Assim, para garantir a segurança, é necessário registrá-los no digital.

Afinal, documentar essas informações no papel é colocá-las em risco. Existem muitas coisas que podem acontecer, danos tão grandes que é impossível se recuperar. Contudo, quando há a digitalização dos processos, você não só protege essas informações, como consegue disponibilizá-las de forma permanente, além de ter total controle de quem poderá acessá-las.

Como o outsourcing contábil pode ajudar na gestão do fechamento contábil?

Pensar em outsourcing é mais do que apenas contratar uma empresa terceirizada. É bom lembrar que, apesar de ter uma relação com a prática, esse tipo de serviço tem uma diferença — ele está relacionado a um trabalho mais específico, em que há um valor mais direto para o resultado da organização.

Por causa disso, não é incomum que exista outsourcing de diversas áreas cruciais para o negócio. Porém, quando se trata de contabilidade, contratar uma empresa com essa especialidade, como é o caso da TBS Consultoria, é a chance de potencializar as atividades do setor. É a oportunidade de qualquer empresa, inclusive as médias e de pequeno porte, ter à sua disposição o melhor quando falamos de gestão contábil.

Isso, claro, impacta os resultados do fechamento, já que é um processo da rotina empresarial crucial para manter o negócio organizado e conforme a lei. Portanto, entre as vantagens do outsourcing, podemos destacar:

• experiência — a escolha de profissionais qualificados e com anos de experiência em diversos negócios;
• ferramentas atualizadas — outro ponto importante é o acesso a ferramentas de última geração, além de pessoas qualificadas para o uso;
• menos custos — sem a necessidade de contratar uma equipe inteira para cuidar da contabilidade, a empresa tem uma considerável redução de gastos e pode utilizar esse dinheiro para investir em outras áreas.

Neste post, falamos sobre a importância do fechamento contábil e mostramos por que utilizar a tecnologia pode ser crucial para o seu negócio. Lembrando que, além disso, a contratação de uma empresa de outsourcing contábil pode fazer toda a diferença para os seus resultados.