Iniciar um negócio ou, até mesmo, melhorar a sua gestão depende de vários fatores e a contabilidade pode ser essencial para você, que está pensando em fazer o melhor pela sua empresa. O planejamento contábil é um processo de tomada de decisão que precisa ser colocado em prática de modo contínuo e sistemático.

Assim, as empresas devem utilizar essa estratégia como uma aliada do seu negócio, uma vez que isso permite um crescimento considerável e traz bons resultados. Você deve trazer os conceitos de contabilidade e do planejamento estratégico para o mesmo plano, a fim de impulsionar as atividades empresariais.

Neste post, você vai compreender como o planejamento contábil pode ser utilizado para facilitar a gestão do seu negócio e como ele o destacará no mercado.

O planejamento contábil e sua importância para as empresas

O planejamento contábil é uma tarefa que deve ser realizada desde os primórdios da empresa, no momento da concepção do negócio. Ele compreende uma série de ações que visam a otimizar processos importantes no âmbito da gestão empresarial, com o objetivo principal de gerar informações para subsidiar a tomada de decisões.

Além disso, o planejamento contábil servirá à empresa como um escudo de proteção contra sanções fiscais e trabalhistas, que frequentemente atordoam a vida dos empresários brasileiros.

Sabemos que a legislação que rege esses dois conceitos são muito complexas e sofrem alterações com frequência. Assim, o trabalho da contabilidade auxiliará os gestores a sempre atender às exigências legais.

Além disso, o planejamento contábil pode ser útil na organização e execução de processos administrativos gerais, como criar procedimentos padrões para emissão de notas fiscais, entrada e baixa de produtos no estoque, definição de regras de lançamentos de pagamentos e recebimentos efetuados pelo departamento financeiro. Ele ainda atende a outras ações realizadas pelo setor de recursos humanos.

Nesse contexto, toda a empresa trabalhará de forma integrada com a contabilidade, melhorando a gestão e administração de todos os departamentos da empresa. Dessa forma, quaisquer problemas na execução dos processos podem ser facilmente detectados e, posteriormente, eliminados ou reparados, dependendo do caso.

Como fazer um planejamento contábil

Não existe um manual que vise a criar um planejamento contábil para a sua empresa. Cada negócio deve executar essa tarefa conforme sua atuação no mercado. Contudo, há algumas práticas que podem facilitar a sua gestão contábil. Confira, agora!

Crie metas

Todo planejamento conta com metas a seguir. Aqui, não seria diferente. Por isso, é importante que você analise quais são suas prioridades tributárias financeiras e determine propósitos para executá-las.

Planejar quer dizer que sua empresa deve se preparar para alcançar um objetivo específico. Além disso, é preciso utilizar ferramentas e procedimentos corretos para que essa ação seja atingida, a fim de que o negócio tenha as contas todas em dia e comece a apresentar lucratividade.

Organize todos os documentos

O planejamento contábil exige bastante organização de registros, documentos, lançamentos e dados para que suas metas sejam alcançadas. Como se encontra o armazenamento dos contratos da sua corporação? Como o capital que entra e sai é registrado?

Essas são indagações fundamentais para entender se a sua empresa tem ou não um bom nível de organização. Se as respostas forem negativas, é necessário iniciar um plano para que tudo fique em ordem.

Controle as contas a pagar e a receber

É preciso que sua empresa mantenha o controle das contas a pagar e a receber para sistematizar e acompanhar os compromissos e os rendimentos, de forma a não permitir que nada fique sem ser analisado. Essa ação faz com que você tenha uma visão global e específica de todos os processos financeiros da companhia.

Conte com um calendário de taxas e tributos

Promover um planejamento contábil também quer dizer que é preciso criar um calendário dos tributos a serem pagos rotineira e excepcionalmente. Esse conteúdo informativo auxilia a gestão financeira da sua empresa, além de evitar problemas relacionados à falta de pagamento de algum tributo por não haver controle adequado.

Monitore os resultados

O monitoramento de resultados deve ser utilizado como uma diretriz primordial e deve constar no seu planejamento contábil. Afinal, toda estratégia empresarial deve ser mensurada e analisada para saber se está ou não gerando vantagens, materiais ou não.

Como realizar o controle contábil

O controle contábil permite que você analise as atividades da empresa conforme elas são realizadas. Confira, agora, algumas ações que devem ser colocadas em prática para um monitoramento eficiente:

• saldo inicial: aqui, é preciso controlar o valor inicial, ou seja, quanto sua companhia tem em caixa, descontando o capital que vai entrar e o que será reduzido;
• entradas: dinheiro que o negócio recebe pela prática de venda de um item ou serviço. É necessário detalhar a origem dessa receita, sua data de recebimento e qual o meio de pagamento foi realizado;
• saídas: aqui, é preciso realizar o controle sobre o que você vai pagar e sobre o registro de despesas;
• custos: são todos os gastos que fazem parte do desenvolvimento ou da produção de um item ou serviço. Os custos se relacionam com mão de obra, matéria-prima e valores referentes ao processo de fabricação;
• saldo operacional: representa o volume de capital que entrou no decorrer de um período pré-estabelecido e é obtido do saldo entre entradas, custos e saídas da companhia nesse tempo;
• saldo final: é a somatório do saldo inicial com o da parte operacional. Ele determina o volume de receita que aumentou no negócio ou, se houver margem negativa, quanto diminuirá do salto inicial.

Planejamento tributário

Uma das melhores possibilidades de uso da informação contábil é no planejamento tributário de sua empresa. Com os dados obtidos pelos registros feitos em um bom sistema de gestão contábil, é possível conhecer, de forma, detalhada dados relativos ao faturamento, receitas e despesas da empresa.

Com essas informações em mãos, você será capaz de saber se o tipo tributário está adequado à sua movimentação ou, ainda, se a empresa ultrapassará o limite máximo tributável do tipo escolhido.

Em alguns casos, com base em estudos e projeções, poderá ser escolhido um novo regime tributário para seu negócio, permitindo que ele pague menos impostos, dentro dos limites legais. Uma boa solução de de gestão também evita problemas com o fisco, como aqueles relativos à emissão de notas fiscais eletrônicas e de obrigações acessórias.

Planejamento estratégico de curto e longo prazo

Outra forma de utilização do planejamento contábil é dentro do planejamento estratégico, de curto ou de longo prazo. Novamente, com base na informação disponível, que poderá ser acessada com o uso de seu sistema de gestão integrado, você poderá conhecer e entender onde sua empresa está, onde ela quer chegar e como isso será possível, ou seja, quais os recursos financeiros, humanos e tecnológicos deverão ser empregados para tal.

A contabilidade fornece valiosos dados para o processo de tomada de decisão, permitindo não só o planejamento, mas a implementação e o uso de ferramentas gerenciais. Entre elas, o fluxo de caixa, que possibilitará a organização de suas finanças e ainda permitirá saber, de maneira objetiva, como estão as disponibilidades de sua empresa em determinado momento — inclusive, no futuro.

Ela permite, entre outras decisões, a compra de máquinas, equipamentos ou outros investimentos necessários para o negócio. O planejamento de longo prazo favorece, se necessário, a busca pelas melhores taxas, condições e prazos de empréstimos e financiamentos no mercado.

Planejamento de custos

Com o conhecimento profundo de toda a sua estrutura empresarial, que pode ser obtido com base na contabilização de sua movimentação, será possível detalhar qualquer etapa do seu processo produtivo, de venda de mercadorias ou de prestação de serviços.

Baseado no mapeamento desses processos, você poderá, por exemplo, cortar ou substituir custos e buscar alternativas diferenciadas para alguns gastos em sua organização. Também, vai entender melhor como estão as suas receitas, criando promoções, descontos e outras estratégias que alavanquem os seus resultados.

Solução de gestão para garantir o planejamento contábil

Nos últimos anos, a tecnologia avançou em uma velocidade exponencial. Procedimentos manuais, que ainda eram realizados alguns anos atrás, caíram completamente em desuso. Com a contabilidade, esse avanço foi ainda mais severo. Notas fiscais eletrônicas, envio de arquivos, declarações e demonstrativos digitais são alguns dos exemplos de procedimentos que foram afetados pela tecnologia.

As antigas técnicas contábeis, conhecidas como guarda de livros e emissão de guias, realizadas durante longos anos pelos contadores, foram substituídas por procedimentos automatizados. Eles são realizados por sistemas de gerenciamento contábil, tornando o trabalho nos escritórios e departamentos de contabilidade das empresas muito mais rápido e com informações extremamente confiáveis.

Esses avanços não param de acontecer e, por conta disso, o modo de operação e efetiva execução da contabilidade nas empresas vem sofrendo alterações constantemente. A cada ano surgem novas obrigações e a contabilidade da sua empresa é obrigada a se reciclar.

Sendo assim, os gestores, administradores e proprietários dos negócios devem buscar aperfeiçoar seus sistemas na mesma proporção que as mudanças acontecem. Apesar de essa invasão tecnológica parecer ruim aos olhos de muitos profissionais ou colaboradores, ela na verdade proporciona muitas vantagens para as empresas. Veja quais são.

Eliminação de burocracias

Por meio de uma plataforma online, é possível transferir informações, documentos digitais e relatórios gerais para serem utilizados pela gestão da empresa ou colaboradores envolvidos em alguns processos.

Automatização de procedimentos

Outra vantagem do investimento de uma solução de gestão é a possibilidade de automatizar procedimentos manuais. Dessa forma, é possível diminuir o trabalho dos departamentos envolvidos e possibilitar, inclusive, a redução de custos com pessoal.

A aquisição de um sistema de gestão contábil é um investimento obrigatório para uma empresa que deseja aplicar o planejamento contábil e usufruir de todos os benefícios que as ferramentas de gestão que descrevemos neste artigo podem proporcionar a um negócio.

Proteção contra problemas fiscais

Além disso, ao utilizar esse tipo de sistema, a empresa pode se blindar contra possíveis situações com fiscalizações ou auditorias realizadas pelos órgãos tributantes e os responsáveis por registros e recepção de obrigações acessórias.

Como esses sistemas estão sempre passando por atualizações, eles estarão prontos para atender às mudanças da legislação fiscal e contábil a que as empresas estão sujeitas no exercício de suas atividades, assim que elas ocorrerem. Como você viu, o planejamento contábil é a base para diversos outros tipos de análises e obtenção de ferramentas que podem fazer a diferença em sua organização.

Fonte: MXM